CASE STUDY: SPÓŁKA JAWNA W 24 GODZINY

Niedawno zgłosili się do nas Klienci, którym zależało na szybkim rozpoczęciu działalności gospodarczej w możliwie prostej formie prawnej, która pozwalałaby im na podstawowe zabezpieczenie ich wzajemnych interesów (jako wspólników), pozostawiając jednocześnie możliwie dużą swobodę w prowadzeniu biznesu.

Naturalnym wyborem wydaje się być w takim przypadku założenie ciągle dość popularnej spółki jawnej. Przemawia za tym kilka argumentów, w tym m.in.:

  • posiadanie przez spółkę podmiotowości prawnej,
  • brak wymogu formy aktu notarialnego dla umowy spółki,
  • kształtowanie postanowień umowy spółki w dużym stopniu według woli wspólników,
  • niskie koszty założenia spółki,
  • proste prowadzenie spraw spółki.

Dodatkowym atutem, przemawiającym za tym rozwiązaniem, jest fakt, iż umowa spółki jawnej może zostać zawarta przy użyciu wzorca umowy udostępnionego w systemie informatycznym.

Wniosek o rejestrację takiej spółki składa się i opłaca elektronicznie (opłata sądowa za wpis wynosi 250 zł wobec 500 zł za wpis w formie tradycyjnej) i jest on – zgodnie z art. 20a ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2018 r., poz. 986) – rozpoznawany w terminie jednego dnia od daty jego wpływu.

Przynajmniej teoretycznie więc, wszystko odbywa się elektronicznie – w przygotowanym przez Ministerstwo Sprawiedliwości systemie, zwanym S24 – zaś działalność możemy rozpocząć w ciągu jednego dnia (zgodnie z art. 251 § 1 k.s.h. wpis spółki jawnej do rejestru ma charakter konstytutywny).

Po przedstawieniu Klientom możliwych rozwiązań, zdecydowali się oni na spółkę jawną, zarejestrowaną z użyciem systemu S24.


SYSTEM S24

Na pierwszy rzut oka system S24 pozwala na bardzo sprawne sporządzenie umowy spółki jawnej. Opiera się to bowiem na wybraniu kilku podstawowych rozwiązań funkcjonowania przyszłej spółki – zgodnie z wzorami określonymi rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 stycznia 2015 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki jawnej udostępnionych w systemie teleinformatycznym (Dz. U. z 2017 r., poz. 963).

Pole możliwych wariantów jest tutaj mocno ograniczone, co ma na celu niejako “zautomatyzowanie” procesu zawarcia samej umowy, jak i późniejszej jej weryfikacji na etapie rejestracji podmiotu w rejestrze. Tak sporządzona umowa do swej ważności wymaga jeszcze opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.

Niewątpliwie zaletą systemu S24 jest możliwość “udostępniania” rejestrowanego podmiotu innym użytkownikom systemu wraz z możliwością nadawania im stosownych uprawnień. Co za tym idzie, możliwe jest przygotowanie całej niezbędnej dokumentacji np. przez pełnomocnika, a następnie udostępnienie jej Klientom w celu złożenia podpisów, opłacenia i wysłania wniosku.

O ile jednak zawarcie samej umowy wydaje się być stosunkowo łatwą czynnością, złożenie wniosku o wpis dostarcza znacznie więcej trudności.


EDYCJA SPORZĄDZONEJ UMOWY

Wada systemu S24 ujawnia się w momencie próby utworzenia wniosku o wpis. Nie można bowiem tego uczynić, dopóki umowa spółki nie zostanie opatrzona wymaganymi podpisami. Użytkownik systemu musi zatem najpierw sporządzić umowę spółki i ją podpisać. Dopiero podpisana umowa umożliwia wygenerowanie wniosku o wpis – nie ma więc możliwości sporządzenia wniosku (nawet w wersji roboczej), dopóki wszyscy wspólnicy nie opatrzą umowy swoimi podpisami.

Co za tym idzie, nie pozwala się użytkownikom na przygotowanie wpierw całości dokumentacji (tj. umowy spółki, wymaganych oświadczeń i wreszcie wniosku) w jednym “rzucie”, a następnie udostępnienie przygotowanych pism innemu użytkownikowi (np. wspólnikom) w celu jednorazowego złożenia wszystkich podpisów, opłacenia i złożenia wniosku.

Choć nie jest to aspekt, który wpływałby istotnie na całą procedurę, potrafi uprzykrzyć życie. Dla przykładu: w razie wykrycia jakiegoś błędu w umowie spółki (np. błędu w numerze PESEL wspólnika) dopiero na etapie sporządzania wniosku o wpis, nie można wprowadzić szybkiej korekty umowy, ale konieczne jest anulowanie wniosku (bez możliwości zapisania dotychczasowego postępu prac), zmian umowy, powtórne opatrzenie umowy podpisami, a następnie, powtórne generowanie wniosku o wpis.

Rozsądniejszym rozwiązaniem byłoby w takim przypadku umożliwienie użytkownikom ciągłej edycji wszystkich wymaganych dokumentów, a składanie podpisów odbywałoby się na samym końcu, przed opłaceniem i wysłaniem wniosku do Sądu. Ewentualne rozbieżności pomiędzy umową a wnioskiem system “wychwytywałby” automatycznie i wskazywałby na wykryte uchybienia użytkownikom.

Prawdziwe schody zaczynają się jednak na etapie załączników do wniosku.


WNIOSEK O WPIS A ZAŁĄCZNIKI

Z dniem 1 czerwca 2017 roku do ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym dodano art. 19c. Zgodnie z ust. 1 tegoż przepisu, “We wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców lub zmianę wpisu obejmującą nabycie lub objęcie udziałów, akcji lub ogółu praw i obowiązków oraz w przypadku złożenia do akt rejestrowych dokumentów w trybie art. 9 ust. 2, zawierających informacje o zmianach wspólników spółki, wnioskodawca zamieszcza oświadczenie, czy jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców”.

Niestety, system S24 nie zawiera wzoru takiego oświadczenia (jak i wzorów innych oświadczeń i dokumentów wymaganych w postępowaniu rejestrowym, np. listy adresów do doręczeń). Co prawda, system umożliwia “zaciągnięcie” samodzielnie sporządzonych dokumentów, a następnie opatrzenie ich podpisem zaufanym, jednak doświadczenie wskazuje, że dokumenty takie nie zawsze są respektowane przez Sąd. Co za tym idzie, zdawałoby się prosta, jednodniowa i wyłącznie elektroniczna rejestracja podmiotu staje się fikcją.

O wiele prościej byłoby, gdyby także wzory wykorzystywanych w postępowaniu rejestrowym pism zostały opracowane w drodze rozporządzenia właściwego ministra i wdrożone do systemu S24.

Wnioskodawca nie narażałby wówczas się na ryzyko, że może otrzymać wezwanie do uzupełnienia braków formalnych, co z kolei wydłuża rejestrację, bowiem zgodnie z art. 20a ust. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym “Jeżeli rozpoznanie wniosku, o którym mowa w ust. 1 i 2, wymaga wezwania do usunięcia przeszkody do dokonania wpisu, wniosek powinien być rozpoznany w terminie 7 dni od usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę, co nie uchybia terminom określonym w przepisach szczególnych. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy, wniosek należy rozpoznać nie później niż w terminie miesiąca”.

A zatem: chcąc uniknąć powyższej sytuacji, zapobiegawczo przygotowaliśmy Klientom komplet wymaganych oświadczeń w formie papierowej i poleciliśmy ich złożenie w Sądzie. Wskazać bowiem należy, iż złożenie wniosku w formie elektronicznej powoduje automatyczne nadanie sprawie sygnatury (co niewątpliwie stanowi zaletę systemu). Dzięki temu, można niemalże w ciągu kilku minut, tego samego dnia, złożyć wymaganą dokumentację w tradycyjnej formie w biurze podawczym Sądu pod właściwą sygnaturą – stwarza to szansę na to, iż dowiezione papierowe załączniki do wniosku wylądują na biurku referendarza sądowego jeszcze przed rozpoznaniem wniosku i ewentualnym wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych.

Opisywane tu trudności obrazują jednak, że nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym odbyła się wyrywkowo i niechlujnie.

Jeżeli bowiem ustawodawca pozwala na zawarcie umowy spółki przy wykorzystaniu uregulowanego przez niego wzorca umowy, a jednocześnie nakłada na wnioskodawców nowe obowiązki w zakresie rejestracji podmiotu, powinien umożliwić wypełnienie tych obowiązków w tym samym trybie – czyli również w trybie elektronicznym. Pożądanym byłoby zatem, aby wraz z nowelizacją ustawy o KRS pojawiła się delegacja ustawowa dla Ministra Sprawiedliwości do opracowania w drodze rozporządzenia wspólnych wzorów wszystkich wymaganych w postępowaniu rejestrowym oświadczeń i dokumentów, udostępnionych następnie w systemie S24.

Jaki jest bowiem sens umożliwienia elektronicznej rejestracji spółki jawnej, skoro w celu uniknięcia możliwych komplikacji i tak konieczne jest złożenie załączników w tradycyjnej formie, bezpośrednio w Sądzie?

Nauczeni doświadczeniem, złożyliśmy więc elektroniczny wniosek przy jednoczesnym złożeniu oświadczenia z art. 19c ustawy o KRS w papierowej formie. Wydawałoby się więc, że wszystkie przewidziane prawem wymogi zostały spełnione, zaś rejestracja spółki to już tylko kwestia czasu – mitycznych 24 godzin.


NIEOCZEKIWANY ZWROT

Następnego dnia, w systemie S24 zamiast postanowienia o wpisie spółki, zastaliśmy zarządzenie o zwrocie wniosku. Prawdziwej konstatacji dostarczyła jednak lektura uzasadnienia orzeczenia: wskazano bowiem, iż Wnioskodawca nieprawidłowo wypełnił formularz KRS-E-2 w polu dotyczącym sposobu reprezentacji. Jak wynika bowiem z załączonej umowy spółki, do składania oświadczeń woli i podpisów w imieniu spółki uprawnieni są dwaj wspólnicy lub jeden wspólnik łącznie z prokurentem. Natomiast we wniosku wskazano nadto, że każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. Wskazane nieprawidłowości uniemożliwiają dokonanie wpisu zgodnie z wnioskiem a wniosek podlegał zwróceniu bez wzywania do uzupełniania braków”.

Szybka weryfikacja złożonych dokumentów – tj. umowy spółki i wniosku o wpis – pierwotnie potwierdziła zarzut stanowiący podstawę zwrotu wniosku:

  • umowa stanowiła, iż Do składania oświadczeń woli i podpisów w imieniu Spółki uprawnieni są dwaj wspólnicy lub jeden wspólnik łącznie z prokurentem“.
  • wniosek stwierdzał natomiast, iżKażdy wspólnik ma prawo reprezentować Spółkę. Do składania oświadczeń woli i podpisów w imieniu Spółki uprawnieni są dwaj wspólnicy lub jeden wspólnik łącznie z prokurentem“.

Powyższe wskazywało więc, iż wniosek formułował niejednoznaczne, dwa różne sposoby reprezentacji spółki.

Bliższe przyjrzenie się sprawie dostarczyło jednak diametralnie odmiennych wniosków. Opisywana rozbieżność nie nastąpiła bowiem z winy wnioskodawców, ale była konsekwencją błędu w samym systemie S24, który w tym zakresie automatycznie wygenerował treść wniosku.

Wskazać bowiem należy, iż:

  1. wzorzec umowy uniemożliwia ingerencję wnioskodawców co do sposobu reprezentacji spółki (nie ma możliwości edytowania umowy w tym zakresie) – w tym aspekcie wnioskodawcy są związani rozwiązaniem przygotowanym przez ustawodawcę;
  2. we wniosku o wpis nie ma możliwości zmiany przez wnioskodawców sposobu reprezentacji spółki – tutaj również wniosek zostaje wypełniony automatycznie i obejmuje wskazany wyżej zwrot.

 

Co za tym idzie, nie mogło być mowy o nieprawidłowym wypełnieniu wniosku, który w tym zakresie zostaje każdorazowo wypełniany automatycznie w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Faktycznie więc zarzucono nam złe wypełnienie wniosku, choć nie mieliśmy wpływu na jego treść akurat w tym zakresie.

Niewątpliwie, taki obrót spraw mocno skomplikował możliwość szybkiej rejestracji spółki. Zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (cytowanym w pouczeniu zarządzenia o zwrocie), “W razie zwrócenia wniosku zgodnie z ust. 3 może on być ponownie złożony w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeżeli wniosek ponownie złożony nie jest dotknięty brakami, wywołuje skutek od daty pierwotnego wniesienia. Skutek taki nie następuje w razie kolejnego zwrotu wniosku, chyba, że zwrot nastąpił na skutek braków uprzednio niewskazanych”. Teoretycznie więc ponowne złożenie wniosku nieobarczonego wadami umożliwia rejestrację spółki ze skutkiem od pierwszego wniosku – jednak już nie w terminie jednego dnia, na czym zwykle zależy wnioskodawcom decydującym się na skorzystanie z systemu teleinformatycznego.

Niemniej, w opisywanym tu wypadku, ponowne złożenie wniosku nie odniosłoby spodziewanego skutku – dostrzeżony przez Sąd błąd nie wynikał bowiem z niedopatrzenia samego wnioskodawcy, ale został spowodowany przez system S24. Nawet próba ponownego złożenia wniosku nie doprowadziłaby zatem do „uzupełnienia braków”, ale spowodowałaby złożenie tożsamego, identycznego wniosku.

Powyższe spowodowało, iż nasi Klienci (wnioskodawcy) postawieni zostali w sytuacji, w której wykorzystując mechanizm przewidziany prawem, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przygotowanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości, otrzymali zwrot wniosku, zaś próba ponownego złożenia wniosku uniemożliwiała zmianę danych, których brzmienie zostało odgórnie przewidziane przez ustawodawcę.

Zasadnym byłoby więc wprowadzenie takich zmian w systemie S24, które umożliwiają szerszą edycję dokumentów, niż jest to dopuszczalne obecnie, a w konsekwencji, wyeliminowanie kwestionowanych przez Sąd zapisów wniosku o wpis.

Przy okazji, uwidoczniła się kolejna wada systemu S24: próba ponownego złożenia wniosku (z wykorzystaniem cytowanego trybu z art. 19 ust. 4 ustawy o KRS) nie może odbyć się w ramach jednego postępowania, prowadzonego pod dotychczasową sygnaturą. Inaczej mówiąc, jeżeli chcielibyśmy złożyć wniosek nieobarczony wadami, musimy ponownie: sporządzić umowę, złożyć pod nią podpisy, przygotować wymagane oświadczenia, sporządzić wniosek i po raz drugi go opłacić (!) – dotychczasowa opłata podlegać będzie zwrotowi. Co więcej, sprawa może zostać przydzielona do innej osoby niż ta, która rozpatrywała pierwotny wniosek.


BŁĄD SYSTEMU CZY DOBRA WOLA SĄDU?

Ponieważ zaistniała sytuacja pozostawiała naszych Klientów w impasie, próbując znaleźć rozwiązanie, postanowiliśmy prześledzić inne spółki jawne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego w obszarze właściwości Sądu, który zakwestionował złożony przez nas wniosek.

Dość szybko okazało się, że istnieje wiele podmiotów, które jako sposób reprezentacji wskazują właśnie niejednoznaczny, zakwestionowany zapis, tj. “Każdy wspólnik ma prawo reprezentować Spółkę. Do składania oświadczeń woli i podpisów w imieniu Spółki uprawnieni są dwaj wspólnicy lub jeden wspólnik łącznie z prokurentem”.

Ponieważ cytowany powyżej zwrot był tożsamy z treścią złożonego przez nas wniosku, uzasadnionym było podejrzenie, iż spółki te również zostały zarejestrowane przy użyciu systemu teleinformatycznego, jednak w przypadku tych podmiotów Sąd nie wykazał się identyczną nadgorliwością.

W związku z powyższym, postanowiliśmy zainterweniować bezpośrednio w Sądzie. Ponieważ złożenie skargi na orzeczenie referendarza spowodowałoby nadmierne – i niekorzystne dla interesów naszych Klientów – wydłużenie postępowania, w pierwszej kolejności zdecydowaliśmy się na rzeczowe i obszerne opisanie wszystkich zauważonych przez nas wątpliwości (włącznie ze wskazaniem na podmioty funkcjonujące w obrocie prawnym, a posiadające zakwestionowany sposób reprezentacji) oraz poprosiliśmy o przedstawienie stanowiska Sądu w sprawie.

Wystarczyło jeszcze kilka telefonów ponaglających i – na szczęście – interwencja okazała się skuteczna. Sąd zdecydował się bowiem zarejestrować sprawę pod nową sygnaturą i rozpatrzyć wniosek. System S24 nie pozwala bowiem – i to kolejna jego wada – na jakiekolwiek zmiany ze strony Sądu w rozpatrywanej przez niego sprawie. Formalnie więc pierwotny wniosek nadal podlegał zwrotowi, ale jednocześnie stanowił podstawę nowego postępowania rejestrowego i ostatecznie wpisu spółki do rejestru.

Co ciekawe, ostateczny wpis do rejestru w zakresie sposobu rejestracji objął treść wynikającą bezpośrednio z umowy spółki (“Do składania oświadczeń woli i podpisów w imieniu Spółki uprawnieni są dwaj wspólnicy lub jeden wspólnik łącznie z prokurentem”), pomijając niejednoznaczne stwierdzenia elektronicznego wniosku.

Chcąc doprowadzić sprawę do pozytywnego finału, konieczne było więc dość niekonwencjonalne postępowanie, tj.:

  • Sąd nadał wnioskowi nowy bieg mimo uprzedniego zwrotu,
  • Sąd samodzielnie dokonał korekty złożonego wniosku.

Czy zatem opisywane tu trudności wynikały wyłącznie z nadgorliwości Sądu? Można wyobrazić sobie przecież sytuację, kiedy zarówno generowane zewnętrznie oświadczenie z art. 19c ustawy o KRS nie budzi zastrzeżeń Sądu, jak i powstałe w systemie rozbieżności pomiędzy umową a wnioskiem, są przez ten Sąd korygowane z urzędu (bądź akceptowane w pierwotnym kształcie), a w konsekwencji – Spółka zostaje zarejestrowana bez żadnych komplikacji.

Zgodzić się jednak należy z tezą, iż stworzone przez ustawodawcę ramy prawne powinny pozwalać na szybką i sprawną rejestrację spółki jawnej w sposób niejako automatyczny i intuicyjny – zarówno dla wnioskodawców, jak i dla Sądu – bez konieczności uciekania sie do nieformalnych i niekonwencjonalnych czynności rejestrowych.


SYSTEM DO POPRAWY

Opisywane tu studium przypadku uwidoczniło wiele niedogodności w systemie, który w założeniu ma służyć szybkości i prostocie w zakładaniu i rejestracji spółki. Wśród zmian, które należałoby wprowadzić (a z pewnością wymagają przynajmniej rozważenia), wymienić można m.in.:

  • umożliwienie użytkownikom ciągłej edycji wszystkich dokumentów z jednoczesnym przesunięciem obowiązku składania podpisów na etap bezpośrednio poprzedzający złożenie wniosku;
  • opracowanie wspólnych wzorów wszystkich wymaganych w postępowaniu rejestrowym oświadczeń i dokumentów – w drodze rozporządzenia właściwego ministra;
  • dopuszczalność uzupełniania braków (bądź ponownego złożenia wniosku w razie jego zwrotu) w ramach tego samego postępowania, prowadzonego pod dotychczasową sygnaturą.

Obecnie obowiązujące rozwiązania wielokrotnie mogą uczynić z możliwości rejestracji podmiotu w ciągu jednego dnia fikcję.

Zainteresowanych należy więc ostrzec, by podejmując decyzję w tym zakresie, w swoim biznesplanie założyli nieco większy margines czasu na samą rejestrację spółki. Mogą też skorzystać z naszych usług. Doświadczenie pozwala na uniknięcie wielu błędów.

Bartłomiej Bielawski

Dodaj komentarz